Briefing ¿para qué es y para qué sirve? La propia foto del post lo dice: Para acertar en el centro del objetivo.

Antes de hablar en profundidad de como generar un briefing, daremos una sencilla definición y después nos pondremos manos a la obra.

Briefing: definición

De una manera rápida y directa podría definirlo como «aportar información de manera breve y concisa«. La idea no es generar un documento de 200 páginas, sino todo lo contrario: Esquemas, ideas, fotos que aporten y enriquezcan la información presentada y que la otra parte se sienta informada correctamente.

¿Para qué es necesario?

Aqui ya empiezo a entrar en materia y es que si no sabemos a donde vamos, cualquier camino podría ser válido. Por tanto si lo que precisamos es que la otra parte nos haga un buen trabajo, deberemos darle las directrices para conseguirlo.

1.- Ahorra tiempo y esfuerzo: Cuando un cliente nos dice «ve a El Corte Inglés y audita el espacio de esta marca» por lo general tengo el mal gusto 😉 de pedirle nombre y teléfono del responsable. ¿Forma parte del brief?. A ver, en El Corte Inglés hay muchos espacios a medir, muchos trabajadores con diferentes turnos y no siempre están las personas que saben qué espacio es para cada marca. Si hablamos con la persona correcta nos evitaremos medir lo que no debemos y volver nuevamente al centro.

Visualízate en el punto de venta, trasládate allí y prevé situaciones.

2.- Amplía las posibilidades: Muchas veces nos gusta preguntar y preguntar para saber si desde nuestra perspectiva de «especialistas en el punto de venta» podemos aportar valor. No simplemente instalar lo que dice, donde dice y cuando dice el cliente.

Si ampliamos la información se puede abaratar el transporte, mejorar la zona de exposición, preveer la forma de anclar el material en el área indicada, etc.

Escuchar a la otra parte, formular preguntas y generar posibilidades, es clave en esta parte inicial del proceso. No es preguntar por preguntar, sino preguntar por saber y mejorar.

3.- Evita correcciones: Efectivamente cuando la información es correcta y anticipada, evitas correcciones o instalaciones y desinstalaciones.

Si no sabemos a donde vamos, cualquier camino podría ser válido.

4.- Ahorra dinero: Si auditas la zona correcta, fabricas lo que realmente necesita el cliente, utilizas las rutas más idóneas para transportar el material y lo instalas de la mejor manera, seguro segurísimo que ahorras dinero para la marca. Y  el cliente, además de obtener lo que necesita, lo consigue más barato.

5.- Evita que la otra parte improvise: Esta la he dejado para el final porque es de lo mejorcito de una instalación.

Vas al centro, estás en plena instalación y zas! son las 4 de la madrugada, estás tu solito en la tienda, sin saber a quién preguntar, lo que debias colocar no viene como el plano, es más, cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia.

Pero es que … el cliente estará en la cama, el responsable de área también en la cama… Y en ese momento empiezas a oir voces «improvisa«… «aplica tu criterio«… «llama al cliente …¡¡pero es que no son horas!!«… «no hagas nada, que te vas a meter en un jardín que no es el tuyo«… «tu tranquilo si esto solo es poner 3 tornillos de nada«… «es facil, podrias tirar los vinilos desde el coche y se colocan solos«…

Ponte en situación: No More

Cuando yo mismo tengo que dar un briefing para fabricar un material o hacer una instalación, lo que hago siempre es «ponerme en la piel del otro». Es decir, que si necesito que algo se fabrique, visualizo las necesidades que tendrá mi proveedor a la hora de llevar acabo ese trabajo.

Recuerdo cuando era joven y organizaba fiestas en el Palacio de Congresos, siempre visualizaba todo lo que iba a necesitar: bebida, hielo, refrescos, vasos, seguridad, guardaropa, fichas para el guardarropa, abrebotellas, material de limpieza, etc etc etc. Y ese aprendizaje lo llevo grabado a fuego.

Cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia

Me gusta adelantarme a las necesidades del otro o las dificultades que encontrará.

¿Necesitará escalera?, ¿podrá confundirse de espacio?, ¿la columna a forrar lleva altillo?, ¿es accesible la columna o tiene mobiliario en la base que hace imposible la colocación?. ¿Se pueden utilizar imanes o velcros o por el contrario tendrá que usar cola caliente para fijar los elementos?. ¿Habrá que solicitar punto de luz para los led del expositor?. Los accesos a la hora de descargar ¿están controlados?. Lo que voy a fabricar ¿entrará por la puerta de acceso o tendré que hacerlo en varias piezas?. ¿Habrá que acceder por calles peatonales?. ¿La instalación sera de dia o de noche?… cuantas más preguntas te hagas mejor. Visualízate en el punto de venta, trasládate allí y prevé situaciones.

No hay nada más gratificante que recibir de un cliente o aportar a un proveedor toda la información precisa para ahorrar esfuerzo, tiempo y dinero mucho dinero!

Francisco López Domínguez - CEO

Empresario del sector desde los 22 años.

Fundador de varias empresas relacionadas con Eventos y Publicidad.

Formación empresarial en el IESE master PDG

Siempre orientado al cliente.

Positivo, Motivador y con Visión de Negocio.